Professionalità complessa, poliedrica e sempre più richiesta per la sua utilità in diversi settori, l’organizzatore di eventi svolge una professione che comprende attività di gestione, relazione, mediazione e programmazione per la realizzazione di eventi di diverse tipologie, quali fiere, iniziative culturali, aziendali, sportive e commerciali, feste.
Nello specifico, l’organizzatore di eventi:
- predispone il programma dell’evento
- sovraintende la sua promozione
- coordina e gestisce le attività preparatorie di gestione dell’iniziativa
- si occupa della ideazione dell’evento e della sua programmazione nel dettaglio
- gestisce tutte le fasi, dall’ideazione del concept al post evento, passando per la gestione del rapporto coi vari fornitori.
- identifica gli interessi e i bisogni dei possibili soggetti destinatari dell’evento
- cerca e organizza gli spazi e gli sponsor
- organizzare una comunicazione efficace e mirata
Tutti questi compiti necessitano di capacità specifiche, skill dedicate, molte di queste innate, altre da apprendere per mezzo di una formazione precipua.
L’analisi di fattibilità: il primo step per e definisce il progetto dell’evento
Uno degli step fondamentali per il lavoro di un event planner è la preventiva analisi della fattibilità, sulla base della quale, poi, egli potrà ipotizzare anche di intraprendere azioni di fund raising o stringere partnership.
L’incontro con la committenza
E’ questo un momento preliminare e importantissimo dell’organizzazione dell’evento, poiché è in questa fase che vengono individuati i bisogni specifici, le esigenze, i gusti e si raccolgono tutti i dettagli utili per la realizzazione e la buona riuscita dell’evento stesso.
Un event planner, insomma, deve seguire tante fasi diverse, ognuna delle quali comprende diverse fasi e tante figure da gestire e coordinare.
L’allestimento degli spazi, l’attivazione dei contratti con tutti i consulenti e il personale impiegato per l’evento (finanziatori, artisti, tecnici, fornitori di materiali), la gestione degli accordi e la distribuzione degli incarichi sono soltanto alcune delle tantissime attività che è chiamato a seguire e sovrintendere.
A tutto questo, poi, si aggiunge anche l’attività di promozione dell’evento attraverso l’elaborazione di una strategia comunicativa e di marketing e l’organizzazione di una campagna promozionale studiata ad hoc e che coinvolga tutti i canali disponibili per raggiungere il target prescelto.
Infine, c’è tutta la fase della rendicontazione, del monitoraggio e della valutazione dell’andamento dell’evento sia dal punto di vista del ritorno sull’investimento che per quanto riguarda l’utilità sociale, la soddisfazione dei clienti, dei committenti e dei fruitori.
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