Quando si parla di organizzazione eventi ci si riferisce a un ventaglio di possibilità molto vasto: si può diventare, infatti, event planner di inaugurazioni, concerti, feste, mostre d’arte, fiere, sfilate, eventi sportivi, matrimoni o conferenze. Non è assolutamente facile programmare e realizzare questi eventi, ognuno diverso dall’altro, perché sono tante le skills da avere e le abilità che bisogna conseguire.
Il primo step da seguire è scegliere il settore che più si addice alle proprie abilità: ciascun tipo di evento richiede, infatti, delle specifiche abilità e responsabilità tali da farlo differenziare dagli altri. Organizzare un matrimonio, ad esempio, richiede delle conoscenze diverse rispetto alla pianificazione di una mostra d’arte. Una volta scelto il settore migliore per sé, bisogna capire se davvero questa professione si confà alle proprie capacità. Di seguito vediamo gli step che servono per organizzare eventi.

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Organizzazione eventi: la formazione

Prima di tutto per poter organizzare alla perfezione un evento bisogna avere alle spalle una solida formazione professionale: in Italia ci sono scuole e istituti che realizzano master e corsi adatti proprio per chi vuole diventare event planner. Questi corsi, sia dal punto di vista teorico che pratico, mirano a creare professionisti capaci di pianificare grandi e piccoli eventi, spiegando come mettersi in contatto con i diversi fornitori, come aumentare il proprio network di conoscenze e come risolvere problemi inaspettati.

Le capacità di avere

Per l’organizzazione di eventi ci sono delle capacità che ciascun event planner deve possedere. Prima di tutto bisogna avere una buona dose di creatività, essere ben organizzati, flessibili su orari ed esigenze dei clienti e avere ottime capacità relazionali. Quest’ultima capacità, assolutamente essenziale in questa professione, permette di convincere clienti e fornitori come fotografi, uffici stampa, fioristi che la propria idea sia quella giusta.

Un’altra capacità utile è quella di saper organizzare il gruppo di lavoro: sono tantissime le personalità che operano alla buona riuscita di un evento ed è per questo che l’event planner può essere considerato il regista, il leader del team di lavoro.

Una delle skills richieste in tutti i lavori e quindi anche in questo è una buona abilità di problem solving: soprattutto per i grandi eventi ci possono essere degli ostacoli, come ritardi nelle consegne da parte dei fornitori, guasti tecnici o veri e propri cambi di programma. In questi casi, l’event planner deve mostrare molto senso pratico e cercare di risolvere i problemi nel più breve tempo possibile.

Come organizzare un evento

Una volta spiegate le principali capacità da avere, ora vediamo in pratica in che modo organizzare eventi. Prima di tutto l’event planner deve partire da un piano e da una strategia, deve cioè avere bene in mente il tipo di evento da realizzare e tutte le modalità per portarlo al termine. Inoltre, deve pianificare ed eseguire il progetto mostrando particolare attenzione ai dettagli come ad esempio le luci da utilizzare in una mostra d’arte, la location per un concerto o il tipo di fiori per un matrimonio. Infine, per organizzare eventi bisogna definire e coordinare le diverse fasi di sviluppo del progetto, stabilire il budget a disposizione e le risorse materiali e professionali necessarie alla realizzazione dell’evento.

Diventare wedding planner: la rinascita del “mercato dei matrimoni”

Che l’Italia soprattutto sia il Paese dell’amore e dove si celebrano e si festeggiano più matrimoni è cosa già acquisita. Le numerose, diversissime e romantiche location da Nord a Sud del Belpaese, ne fanno una meta ambita non solo dalle coppie italiane, ma anche dalle tante coppie provenienti da ogni parte del mondo e, negli ultimi anni, sono soprattutto i Vip a scegliere l’Italia per coronare il proprio sogno d’amore.

Tra le location più gettonate, oltre alla costiera Amalfitana, si distingue la Puglia con Borgo Egnazia, un posto da sogno da cifre da capogiro, in cui spesso sono chiamati a operare grandi wedding planner, con un’esperienza consolidata nel settore, per organizzare matrimoni da mille e una notte.

Un altro grande settore che si sta facendo strada è quello del destination wedding, un fenomeno che non riguarda solo il matrimonio, ma anche il turismo. Sono sempre più numerose, soprattutto tra le famiglie “alto-spendenti”, le coppie che vengono a sposarsi in Italia e poi decidono poi di rimanere qualche giorno in più per godere assieme agli invitati della bellezza che offre il nostro Paese. Si tratta inoltre, di coppie che si rivolgono necessariamente a un professionista nell’organizzazione dei matrimoni, a cui affidare tutta la gestione di pratiche burocratiche, allestimenti, contratti con i fornitori, pernottamenti, accoglienza e spostamenti degli invitati, tutte cose che, altrimenti, costituirebbero per gli sposi uno stress considerevole.

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Il corso di specializzazione per wedding planner di IET

IET – Istituto Europeo del Turismo organizza un corso di specializzazione per wedding planner, all’interno del quale vengono affrontate tutte le tematiche e gli step per l’organizzazione di un matrimonio.

Il programma del corso, che prevede una parte di studio propedeutico online, delle lezioni in aula e visite guidate in alcune chiese per vedere da vicino come si struttura l’allestimento delle nozze in uno spazio dedicato, propone il seguente programma:

I consigli utili per lavorare nel settore eventi

Acquisite le abilità e le conoscenze per organizzare eventi, bisogna ora mettere in pratica quello che si è appreso. Come in tutti i lavori, anche in questa professione c’è molta competizione ed è per questo che all’inizio non sarà facile trovare un’occupazione.

Prima di tutto si può iniziare a collaborare con hotel o organizzazioni no profit che spesso hanno bisogno di una figura professionale per realizzare ad esempio una conferenza o una presentazione. Iniziando anche come freelance si possono ampliare le proprie conoscenze che possono rivelarsi utili per la professione. Una volta ottenuta qualche esperienza sul campo, bisogna crearsi un portfolio personale in cui inserire gli eventi organizzati, i comunicati e gli inviti prodotti: insomma, tutto quello che può mettere in mostra la propria bravura. Inoltre, è fondamentale seguire aggiornamenti e workshop tramite cui è possibile conoscere i professionisti del settore, ampliare la propria rete di conoscenze e rimanere sempre aggiornati sulle novità del settore.

Vuoi lavorare nel settore dell’organizzazione eventi? Scopri le proposte formative di Istituto Europeo del Turismo:

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